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Gerade während der Corona-Pandemie wird das papierlose Büro immer wichtiger. Auch im Homeoffice sollen alle Kollegen Zugriff auf wichtige Dokumente haben und sie miteinander teilen können. Das funktioniert jedoch nur mit der richtigen Hardware und Software, die den Übergang erleichtert und das System aufrechterhält.
Welche Hardware benötigt mein Büro?
Die Basis für das papierlose Büro bildet in jedem Fall ein Dokumentenscanner. Denn alle physischen Dokumente müssen digital abgelegt werden. Wichtig ist vor allem, dass das Gerät im WLAN einsetzbar ist und dass es schnell arbeitet.
Damit alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Dokumente flexibel abrufen können, müssen entsprechende mobile Endgeräte zur Verfügung stehen. Je nachdem, ob auch digitale Notizen und Signaturen umgesetzt werden sollen, empfiehlt sich zudem ein Tablet mit dazugehörendem Stift.
Büro digitalisieren: Welche Software ist wichtig?
Zunächst sollten Sie sich bewusst sein, dass es nicht DIE beste Software gibt. Vergleichen Sie immer verschiedene Programme und finden Sie heraus, welches für Ihre Bedürfnisse am besten geeignet ist. Denn nicht alle Unternehmen haben die gleichen Ansprüche.
Die wichtigste Softwarelösung im papierlosen Büro stellt das Dokumentenmanagementsystem dar. Hier werden alle Daten zentral gespeichert und sind für jeden Mitarbeiter abrufbar. Über diese Grundfunktion hinaus bietet eine DMS-Lösung jedoch noch weitere Vorteile:
- Scannen mit Texterkennung
- Digitale Bearbeitung und Signatur
- Zusammenarbeit in Echtzeit
- Automatisierung von Arbeitsabläufen
Scannen mit Texterkennung
Wenn Sie Ihr Büro digitalisieren, erhalten Sie häufig weiterhin Dokumente in Papierform. Ein gängiges Beispiel hierfür sind eingehende Rechnungen. Um diese digital ablegen zu können, muss das Dokument zunächst gescannt werden. Damit ist es jedoch nicht getan. Um die Datei später einfach wiederzufinden und weiterzubearbeiten, ist das Wissen über den Inhalt essenziell. Viele DMS-Systeme bieten entsprechend eine optische Zeichenerkennung.
Digitale Bearbeitung und Signatur
Anschließend an die digitale Erfassung des Dokuments können Sie mit einem Dokumentenmanagementsystem einfach die Bearbeitung fortführen. So lassen sich zum Beispiel Notizen und Kommentare hinzufügen oder auch Dokumente digital signieren.
Zusammenarbeit in Echtzeit
Ein weiterer Vorteil von DMS-Lösungen ist die einfache Möglichkeit, Dateien mit Kolleginnen und Kollegen zu teilen und diese gemeinsam zu Bearbeiten. Dadurch können auch mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Änderungen und Kommentare sind für alle in Echtzeit zu sehen. Dadurch ermöglichen Sie einen einheitlichen und zentralen Zugriff auf alle Dateien. Doppelte Arbeiten oder fehlende Informationen werden somit vermieden.
Automatisierung von Arbeitsabläufen
Zuletzt ermöglichen Ihnen Dokumentenmanagementsysteme die Automatisierung von Workflows. Ein Beispiel hierfür ist die Buchhaltung Ihres Unternehmens. Wird die Eingangsrechnung digital erfasst, erkennt das System durch die Texterkennung automatisch, dass hier offene Kosten beglichen werden müssen. Ist ein entsprechendes Zahlsystem angeschlossen, kann der Zahlungsvorgang direkt angestoßen werden. Ansonsten wird das Dokument zur Weiterbearbeitung und Ausführung der Transaktion einem passenden Mitarbeiter zugeordnet.
Fazit: Wie können Sie Ihr Büro digitalisieren?
Wer sein Büro digitalisieren möchte, benötigt dafür die passende Hard- und Software. Ein Dokumentenscanner bzw. ein Multifunktionssystem und ein Dokumentenmanagementsystem helfen beim Einstieg in das papierlose Büro.
Vor dem Umstieg sollten Sie sich die Zeit nehmen, mehrere Programme zu vergleichen und entsprechend Ihrer Anforderungen auszuwählen. Nur mit der richtigen Planung wird das papierlose Büro ein Erfolg.
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