Saber montar um fluxograma de trabalho é uma estratégia importante para empresas que têm um movimento intenso de documentos e processos. Para isso, é necessário conhecer as ferramentas que podem auxiliar na organização e, assim, lançar mão de mecanismos para automatizar os procedimentos.
A seguir, saiba o passo a passo como montar um fluxograma e conheça as vantagens de adotá-lo no seu negócio, além de quais ferramentas tecnológicas podem ajudar. Confira!
Por que automatizar o fluxo de trabalho?
Usar técnicas de automatização do fluxo de trabalho pode não só promover o ordenamento mas também aperfeiçoar os processos em uma empresa. A princípio, o fluxograma fará com que você conheça melhor qual o curso das atividades de um procedimento. Assim é possível determinar com clareza de que maneira começa e como termina.
A ferramenta também reconhecerá fornecedores e usuários de um processo e identificará todas as áreas que se relacionam com esse procedimento. Dessa forma, é possível ainda encontrar erros e obstáculos em potencial. Com isso, o gestor deve sugerir a reparação das falhas e a evolução de um processo.
O que é um fluxograma de processos e quais as suas principais funções?
Um fluxograma é uma representação gráfica de um processo, ou seja, um desenho que descreve as etapas e a ordem em que os estágios devem acontecer. Cada um dos passos é indicado por um símbolo, que é padronizado. Esses símbolos, por sua vez, são ligados por setas que apontam a direção do fluxo de tarefas. É importante destacar que nem todos os desenhos de processos serão fluxogramas. Isso porque esse conceito corresponde a um tipo de representação gráfica técnica que busca detalhar o funcionamento de uma atividade de maneira muito prática e com toda a transparência.
Principais tipos de fluxograma de processos
Há vários tipos de representação técnica de fluxo de trabalho que podem ser usados em empresas. Conheça os três tipos mais utilizados e com melhor aplicação:
- Fluxograma vertical: conhecido como “Diagrama de Processo”, esse tipo de fluxograma usa colunas verticais para representar o curso das atividades. Nessa modalidade, é possível preencher facilmente os campos, que também podem ser visualizados com rapidez.
- Diagrama de blocos: é um tipo mais simples e pode ser usado para definir a sequência de tarefas de um processo, sem relacionar os pontos de decisão envolvidos. Por isso, é mais utilizado quando há o objetivo de executar uma representação mais ampla.
- Fluxograma funcional: nessa modalidade, as atividades do processo aparecem em uma ordem que aponta também as áreas ou seções relacionadas. Dessa maneira, costuma ser aplicado em processos mais complexos, que envolvem diferentes setores de uma organização.
Quais são os principais símbolos utilizados no fluxograma de processos?
Com a leitura, você conhecerá os símbolos usados na notação Business Process Model and Notation (BPMN), que adota quatro categorias de símbolos. São eles: elementos de fluxo, conhecidos como “gateways”; raias em piscinas; conectores; e elementos de dados e artefatos. Saiba mais:
Símbolos de fluxo
Esses ícones indicam as etapas pelas quais passa um processo. Por isso, há símbolos de início, que são representados por um círculo desenhado com uma linha simples. Também há os símbolos do encerramento do procedimento, que são formados por um círculo com uma linha dupla. Ainda há os indicadores que apontam os eventos intermediários.
Também existem os símbolos que representam as tarefas que serão executadas, representadas por caixas na forma de retângulos. Representados por losangos, os “gateways” indicam quando o fluxo de trabalho pode ser distribuído em várias perspectivas e quais as normas que deverão ser cumpridas.
Raias e piscinas
É importante conhecer os símbolos chamados “piscinas”, que são as caixas onde são definidas as atividades e o fluxo. Essas “piscinas” podem ser compostas de raias. Cada uma das raias apresenta um conjunto de atividades que pode ser desempenhada por uma equipe ou por um setor da empresa.
Conectores
Para fazer a ligação necessária entre os diferentes estágios de um processo, o fluxograma deve conter os chamados conectores, que são setas em formato de flecha. Nesse caso, há três tipos de representações.
A primeira, uma seta tracejada, indica a comunicação por mensagens. A segunda é um fluxo de sequência, cujo desenho é uma seta linear. A terceira aponta a relação entre uma atividade e os objetos e é indicada por uma seta pontilhada.
Elementos de dados e artefatos
A simbologia que indica dados pretende apontar de que maneira eles devem ser usados durante um processo. Já os símbolos que representam os chamados artefatos indicam as tarefas que precisam ser registradas em um procedimento, por meio de documentos ou notas.
Como montar um fluxograma: passo a passo simplificado
Agora que você já conhece os principais símbolos usados para fazer um fluxograma, aprenderá de que forma ele pode ser desenhado, a fim de facilitar e otimizar os processos inteligentes no seu negócio. Veja a seguir como montar um fluxograma em cinco passos:
Passo 1: entenda quais são as suas necessidades
Antes de pôr as mãos na massa, identifique quais são as funções envolvidas nos processos. Você usará as piscinas para indicar a totalidade de um processo e as raias para individualizar cada um dos grupos de funcionários relacionados às etapas.
Por exemplo, nas raias, você pode representar os setores de Recursos Humanos (RH) e de gerência administrativa. Nesse ponto, é importante não apontar as pessoas e sim as equipes ou cargos correspondentes.
Passo 2: defina um início
Nesse estágio, você deve assinalar o começo do processo. Por exemplo, se a empresa for uma loja, o recebimento de um e-mail com um pedido de compra pode ser o início do procedimento de venda. Ou ainda, nesse caso, o processo pode ser iniciado manualmente por um vendedor que recebeu o pedido por telefone.
Passo 3: organize o processo de trabalho
Após iniciado o processo, quais são as possíveis tarefas e os desvios que podem ocorrer? Nessa etapa, você deve identificar as possibilidades. No caso da venda de um produto, uma tarefa envolvida deve ser a verificação de estoque. Se o produto não for localizado, devem ser indicados desvios para a continuidade do processo de compra ou para realizar um pedido a um fornecedor.
Veja comoogrupo BHGautomatizou20 processosinternose mais de31 milfluxos
Passo 4: defina outro símbolo para marcar o fim da atividade
Com a conclusão do processo, é necessário indicar no fluxograma que o encerramento ocorreu. Nesse ponto, você deve escolher o símbolo mais apropriado conforme a atividade. Assim, o índice selecionado deve apontar qual a situação final do procedimento.
Passo 5: recapitule o fluxograma
Depois de executar todos os quatro passos citados, não deixe de revisar todos os estágios na hora de montar um fluxograma de processo. Reveja cada um dos símbolos usados, as tarefas detalhadas e as equipes envolvidas. Confira se há algum erro ou alguma maneira de o processo ser aperfeiçoado.
Ferramentas que auxiliam a montar um fluxograma
Para tirar as dúvidas de como montar um fluxograma de forma simples na sua empresa, saiba que é possível utilizar algumas ferramentas disponíveis digitalmente. Listamos abaixo o Word e o Visio, que podem ser acessados facilmente por meio de computadores e dispositivos móveis.
Word
O programa Word, da Microsoft, oferece a possibilidade de montar fluxogramas facilmente, por meio de uma ferramenta chamada Smart Art. Com isso, é possível criar layouts diferentes para indicar os estágios de um processo da sua organização, com o uso de imagens.
Visio
O Visio é um aplicativo da Microsoft em que é possível organizar ideias complexas visualmente, por meio de fluxogramas e linhas do tempo. A ferramenta auxilia a conexão entre imagens e textos para relacionar as informações. Também é possível personalizar a aparência, com uso de planos de fundos e temas. O aplicativo ainda permite que os fluxogramas sejam salvos em nuvem e compartilhados com facilidade.
Agora que você entendeu como montar um fluxograma de trabalho bem estruturado para organizar e aperfeiçoar os processos do seu negócio, aprendeu também que a ferramenta é necessária para auxiliar empresas que têm um fluxo alto de dados e de procedimentos.
A representação das etapas deve ser feita por meio de símbolos e pode contar com auxílio de aplicativos digitais, que permitem a personalização dos elementos gráficos.
Você também conheceu neste artigo as vantagens que o fluxograma pode trazer em relação à economia de tempo e de dinheiro para as organizações. Além disso, por meio dos fluxos de processos, os negócios se tornam mais eficientes, e seus processos, mais bem definidos.
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