Jeder Gewerbetreibende und auch Freiberufler müssen wichtige Geschäftsunterlagen entweder sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren. Die entsprechenden gesetzlichen Regelungen finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB), in der Abgabenordnung (AO) und in weiteren Gesetzen zu Arbeitsrecht, Produkthaftungsrecht und Sozialversicherungsrecht.
Je größer ein Unternehmen ist, umso mehr Unterlagen in Papierform fallen an. Großbetrieben steht in der Regel mehr Platz zur Verfügung, um ein Archiv für die Aktenablage einzurichten. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) dagegen stehen vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Ordnern und Dokumentmappen sicher und übersichtlich unterzubringen.
Archive kosten Geld
Einzelunternehmer oder mittelständische Betriebe unterhalten aus Kostengründen häufig nur ein kleines Büro. Um die Geschäftsunterlagen der letzten zehn Jahre aufzubewahren, muss dennoch ein passender Platz gefunden werden. Die Unterlagen dürfen nicht feucht werden oder sogar schimmeln. Gleichzeitig müssen sie vor direkter Sonnenbestrahlung und zu grellem Licht geschützt werden. Die Papiere müssen zu Prüfzwecken lesbar sein, dürfen also nicht zerknüllt oder beschädigt werden. Um die Kosten für die dokumentengerechte Aufbewahrung zu reduzieren, entscheiden sich immer mehr Firmen für die digitale Aufbewahrung in einem Dokumentenmanagementsystem. Dazu wird das sogenannte ersetzende Scannen eingesetzt.
Was ist ersetzendes Scannen?
Ersetzendes Scannen ist die Digitalisierung der Buchhaltung eines Unternehmens. Wenn eine Firma eine Warenlieferung erhält, wird die Ware von einem Lieferschein begleitet. Anstatt den Lieferschein in einem Ordner abzuheften, scannt der Buchhalter den Beleg ein. Kurze Zeit später folgt die Rechnung für die gelieferte Ware. Die Rechnung wird ebenfalls eingescannt und per Überweisung bezahlt. Wenn die Überweisung per Onlinebanking erfolgt, liegen auch die Kontoauszüge in digitaler Form vor. Scannen und Aufbewahren erfolgen in digitaler Form über eine spezielle Software.
Neben den aktuellen Belegen kann ein Unternehmen auch sämtliche Altbestände digitalisieren. Dabei müssen aber einige technische Anforderungen beachtet werden. Außerdem dürfen nicht alle Belege in Papierform vernichtet werden.
Diese technischen Anforderungen müssen erfüllt sein
Um Unterlagen einzuscannen, muss ein Unternehmen über einen technisch einwandfreien Scanner verfügen. Dabei darf es sich auch um ein Multifunktionsgerät handeln, dass als Drucker, Faxgerät und Scanner genutzt wird. Das Gerät muss in der Lage sein, die eingescannten Belege in eine PDF-Datei oder eine Bilddatei, wie JPEG oder TIFF, umzuwandeln. Diese Dateien sind für die elektronische Archivierung der Unterlagen gut geeignet, weil sie nicht verändert werden können. Die eingescannten Belege müssen einwandfrei lesbar sein und originalgetreu abgebildet werden. Da moderne Scanner in der Regel diese Voraussetzungen erfüllen, verzichtet die Finanzverwaltung ausdrücklich auf eine Zertifizierung der Geräte.
So läuft ersetzendes Scannen ab
Damit die Finanzbehörden die eingescannten Unterlagen anerkennen, muss der gesamte Scanprozess dokumentiert werden. Dazu teilt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) im Dokument BSI TR 03138 Ersetzendes Scannen (Resiscan) den Prozess in diese Schritte auf:
- Eingang des Dokuments
- Dokumentenvorbereitung
- Scannen
- Nachbearbeitung
- Integritätssicherung
- Beweiswerterhaltende Aufbewahrung
