Wenn Sie Dokumente digital archivieren wollen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Wir stellen Ihnen diese vor und verraten Ihnen, was Sie sonst noch beachten müssen.
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Dokumente digital archivieren: So gehen Sie manuell vor
Möchten Sie Dokumente digital archivieren, können Sie dies auf manuellem Wege tun. Dafür scannen Sie die Dokumente ein und ordnen Sie anschließend auf Ihrem Computer.
- Dies ist vor allem zu empfehlen, wenn Sie nur wenige Dokumente digital archivieren wollen. Wenn die Menge an Dokumenten groß ist, dann greifen Sie auf Programme zurück, die Ihnen viel Arbeit abnehmen. Die besten stellen wir Ihnen im zweiten Kapitel vor.
- Bevor Sie die Dokumente scannen, überlegen Sie, welche Sie davon wirklich behalten wollen und welche Sie wegwerfen können. Bei manchen Dokumenten lohnt es sich auch, das Original in Papierform zu behalten.
- Nutzen Sie einen Scanner, um die Dokumente zu digitalisieren. Dabei empfiehlt es sich, auf einen Scanner mit automatischen Papiereinzug zurückzugreifen. Dieser schafft viele Dokumente innerhalb von wenigen Minuten.
- Anschließend legen Sie sich eine geeignete Ordnerstruktur zu. Arbeiten Sie dabei mit vielen Unterordnern, sodass Sie Dateien schnell wiederfinden.
- Sie können beispielsweise die Hauptordner "Arbeit", "Bank", "Versicherungen" und "Rechnungen" sein. In diesen Ordnern erstellen Sie dann passende Unterordner. Beispielsweise können Sie im Ordner "Arbeit" für jedes Unternehmen, bei denen Sie tätig waren, einen Unterordner erstellen.
- Wenn Sie die passenden Ordner erstellt haben, benennen Sie die eingescannten Dateien einheitlich, damit Sie diese durch eine Suche schnell wiederfinden können. Beispielsweise zuerst das Datum und dann die Bezeichnung des Dokuments, wie in etwa so: "25.11.2020-Arbeitszeugnis-DHL".
- Wenn Sie die Dateien sinnvoll benannt und in die Ordner einsortiert haben, sollten Sie einen Cloud-Dienst nutzen. Damit können Sie auch von unterwegs auf Dokumente zugreifen und sind vor Datenverlust geschützt. Wenn Sie keinen Cloud-Dienst verwenden wollen, erstellen Sie auf jeden Fall regelmäßig ein Backup Ihrer Daten.
Größere Mengen archivieren: Diese Programme eignen sich gut dafür
Wenn Sie sehr viele Dokumente digital archivieren müssen, können Sie auch auf Programme und Apps zugreifen.
- Eine empfehlenswerte Software ist beispielsweise Evernote. Dort können Sie auch mit Ihrem Smartphone Dokumente bequem per Kamera einscannen.
- Das Zuschneiden sowie den richtigen Farbabgleich übernimmt die App automatisch. Beachten Sie jedoch, dass die Qualität nicht so gut ist wie bei den herkömmlichen Scannern.
- Über Kategorien werden Ihre Dokumente übersichtlich sortiert. Auch eine Cloud-Funktion ist sofort mit inbegriffen.
- Die kostenlose Version von Evernote ist jedoch eingeschränkt. So ist dort die Synchronisation nur auf 2 Geräten möglich. Außerdem lassen sich nur maximal 60 MB im Monat an Dokumenten hochladen.
- Mehr Möglichkeiten bietet die Premium-Version, die 60 Euro im Jahr kostet. Hier stehen Ihnen 10 GB pro Monat für neue Uploads zur Verfügung.
- Alternativ können Sie auch die Software Paperport von Nuance benutzen. Diese Software kostet einmalig 70 Euro und unterstützt Sie bei der Sortierung und Archivierung Ihrer Dokumente.
Im nächsten Praxistipp zeigen wir Ihnen die besten Scanner-Apps für Ihr Smartphone.
