Die Digitalisierung von Prozessen hat seit Anfang 2020 in Deutschland an Fahrt aufgenommen. Laut einer BitKom-Umfrage bezweifeln im Jahr 2021 nur noch 12 Prozent aller Unternehmen mit 20 oder mehr Beschäftigten den wirtschaftlichen Nutzen der Digitalisierung für ihr Unternehmen. Zu Beginn der Pandemie vor einem Jahr gaben noch 27 Prozent der Befragten an, ihnen sei der Nutzen unklar.
Zudem sind zwei Drittel der Befragten der Meinung, dass digitale Technologien ihrem Unternehmen halfen, die Pandemie zu bewältigen. Und in fast allen Unternehmen (95 Prozent) hat im letzten Jahr die Digitalisierung von Geschäftsprozessen an Bedeutung gewonnen. Ein Herzstück der digitalen Prozesse ist hierbei oft der digitale Rechnungseingang.
Rund zwei Drittel unserer Kunden treten genau mit diesem Erstprojekt an uns heran, wenn sie den Weg von der Papierrechnung hin zu digitalen Lösungen für ihre Finanzbuchhaltung gehen möchten. Haben Sie erst einmal die Vorteile und den Nutzen eines digitalen Prozesses wie dem Eingangsrechnungsmanagements im eigenen Unternehmen erfahren, ist die Digitalisierung von weiteren Prozessen, und Akten nur der nächste, logische Schritt.
Warum ein digitaler Rechnungseingang auch in Ihrem Unternehmen Sinn macht, möchten wir Ihnen daher nun in fünf Punkten zusammenfassen.
1. Mit dem digitalen Rechnungseingang schaffen Sie Transparenz
Wissen Sie in Ihrem Unternehmen immer, welchen Stand der Freigabeprozess einer Rechnung gerade hat? In vielen Unternehmen – besonders mit einem oftmals noch analogen und papierbasierendem Prozess- gibt es maximal den Informationsstand „in der Freigabe“ oder „im Zahlungsvorschlag“. Doch dies ist nicht nur vage, sondern lässt auch erahnen, dass nicht wirklich klar und transparent ist, auf welchem Stand eine bestimmte Rechnung gerade ist.
In einem digitalen, automatisierten Rechnungseingang ist die Antwort auf diese Frage immer nur einen Klick entfernt. Jede/r berechtigte Prozessbeteiligte in Ihrem Unternehmen kann jederzeit den aktuellen Stand der Rechnung einsehen, den Freigabeverlauf nachvollziehen und den Zahlungsstatus erkennen. Eine Nachfrage von Lieferanten kann so schnell und einfach geklärt werden, Bestell- und Lieferketten im Idealfall sogar beschleunigt werden. Zusätzlich zu einem digitalen Rechnungseingang ermöglicht das digitale EASY Archiv eine GoBD- konforme Ablage Ihrer Rechnungen. So haben Sie auch in der Zukunft schnellen Zugriff auf historische, elektronische Belege.
2. Ein digitaler Rechnungseingang dient der Budget- und Liquiditätskontrolle
Für Ihre Finanzabteilung, Ihre Buchhaltung und das Controlling hat die Automatisierung des Rechnungseinganges und Rechnungsumlaufes ebenfalls große Vorteile.
Sowohl das Liquiditätsmanagement als auch die Budgetkontrolle werden dank digitaler Prozesse schneller, einfacher und sicherer, Liquidität besser planbar.
Bereits nach dem Scan Ihres Beleges kann dieser anhand von Regeln automatisch vorkontiert werden. So ist jede Rechnung, die in Ihrem digitalen Rechnungseingang landet, sofort in Ihren aktuellen Zahlen berücksichtigt – obwohl sie vielleicht noch nicht in der Fachabteilung freigegeben wurde. Alle Aussagen über Budgets und Liquidität einer Abteilung oder des gesamten Unternehmens können somit gleichsam in Echtzeit getroffen werden.
Das Berichtswesen über Kosten und Liquidität ist zudem jederzeit vollständig und lässt keine Fragen offen. Wartezeiten auf gebuchte Posten oder Überraschungen können Sie somit auf ein Minimum reduzieren
3. Mit dem digitalen Rechnungseingang können Sie Ihre Rechnungen jederzeit und von überall freigeben
Je nach Prozess, Rechnungsumfang und internen Freigabeprozessen kann eine Rechnung mehrere Verantwortliche betreffen. Eventuell sitzen diese Mitarbeitenden an unterschiedlichen Standorten, im Homeoffice, sind gerade auf Dienstreise, krank oder anderweitig nicht greifbar. Oftmals muss neben der sachlichen Prüfung durch die Fachabteilung ein Vorgesetzter oder eine Vorgesetzte diese Rechnung freigeben. Idealerweise alles innerhalb der Skontofristen, denn somit könnte Ihr Unternehmen zusätzlich Kosten senken.
In vielen Fällen funktioniert dieser Prozess nicht reibungslos, etwa, weil die Rechnungen hin und her geschickt werden, in manchen Fällen nicht einmal per E-Mail. Im Extremfall erfahren beteiligte Personen zudem nicht, dass für sie eine Genehmigungsaufgabe vorliegt. Auch dies ist in zahlreichen Unternehmen teils mühselige Handarbeit.
Der digitale Rechnungseingang mit EASY Invoice löst dieses Problem, indem Sie jederzeit und an jedem Ort Zugriff auf Ihre Dokumente haben, indem diese bereits im Posteingang digital erfasst werden.
Bereits beim Scannen der Rechnung und systemseitigen Erkennung von Kreditor, Gesamtbetrag, Kostenstellen und ähnlichem wird der Freigabeprozess angestoßen. Die Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen werden automatisiert benachrichtigt und ggf. auch erinnert, dass eine Rechnungsprüfung oder Rechnungsfreigabe in ihren Verantwortungsbereich gewandert ist. Mit ein paar Klicks können sie so die Rechnung an jedem Ort und zu jeder Zeit einsehen, prüfen und freigeben. So ist Ihr Rechnungseingang, sowie Ihr Rechnungsfreigabeprozess nicht mehr örtlich gebunden und kann abteilungsübergreifend digital und einfach vorgenommen werden.
4. Mit dem digitalen Rechnungseingangsprozess dem Mitarbeitermangel in der Buchhaltung begegnen
Laut einer Studie des Personalvermittlers Robert Half wird der Engpass an Fachkräften im Rechnungswesen weiter steigen. Die Digitalisierung Ihres Rechnungseingangsprozesses kann eine probate Möglichkeit sein, diesem Mangel zu begegnen. Nicht selten gehen in einem Unternehmen mehrere Hundert Rechnungen im Monat ein. Mit einem analogen Rechnungseingangsprozess – mit Papier kommen so allein für die Bearbeitung im Eingang schnell mehrere Tage zusammen. Mit dem Einsatz eines digitalen Eingangsrechnungsprozesses wird die Bearbeitungszeit durch die Automatisierung dieses Vorgangs bereits beim Eingang der Rechnung beschleunigt.
Was zuvor in mindestens vier manuellen Schritten umgesetzt wurde (Sichten, Zuordnen, Prüfen, Abgleichen der Rechnung), geschieht in diesem digitalen Prozess so innerhalb weniger Momente. So ergeben sich mit einem digitalen Rechnungseingangsprozess schnell Zeiteinsparungen von mehr als 50%, die sich positiv auf Personalgewinnung, Personalkosten und somit gegen den Mitarbeitermangel in der Buchhaltung auswirken.
5. Fehler minimieren mit dem digitalen Rechnungseingang
Wie heißt es so schön: „Wo gehobelt wird, da fallen Späne.“ Dies ist auch so, wenn es um die manuelle Erfassung von Rechnungsbelegen geht. Ein Zahlendreher – ein falsches Rechnungsdatum und schon stimmen die Zahlen im Controlling nicht mehr und eine aufwändige Fehlersuche beginnt. Mit dem Scan der Rechnung, dem digitalen Auslesen jedes Beleges und der automatisierten Vorkontierung wird genau dieser Prozess digitalisiert und automatisiert. Dies erspart wie in Punkt vier erwähnt nicht nur Zeit, sondern minimiert auch die Fehlerquellen in Ihrer Buchhaltung. Dies führt in der Regel nicht nur zu einer Effektivitätssteigerung Ihrer Mitarbeitenden, sondern auch zu einer höheren Zufriedenheit. Ein Gewinn für beide Seiten
Die Digitalisierung des Finanz- und Rechnungswesens ist ein wichtiger Baustein für den Unternehmenserfolg. Und neben der klassischen digitalen Darstellung eines bis dato analogen Prozesses, verspricht die Zukunft noch weitere, hilfreiche Neuerungen.
Laut einer aktuellen PWC Studie aus dem Jahre 2020 haben viele Entscheider die Möglichkeiten neuer Technologien erkannt und nutzen sie vermehrt im operativen Geschäft. Durch Technologien wie künstliche Intelligenz (KI/AI) werden sich Prozesse in der Zukunft noch schneller, effizienter und transparenter gestalten lassen.
Der digitale Rechnungseingang ist hierbei die Basis, um die Zukunft im Finanz- und Rechnungswesens in Ihrem Unternehmen aktiv mitzugestalten.
